Sekretär:in / Schulsachbearbeiter:in im IPB Leinefelde-Worbis (m/w/d)

Du willst Bildungswerker :in und Teil eines engagierten und motivierten Teams werden? Dann:

Willkommen an Bord! Wir suchen Dich als Sekretär :in / Schulsachbearbeiter :in (m/w/d) an unserer staatlich anerkannten Höheren Berufsfachschule und genehmigten Berufsschule für Pflegeberufe in Leinefelde-Worbis.

Die IPB – Höhere Berufsfachschule und Berufsfachschule für Pflegeberufe der VHS-BILDUNGSWERK GmbH in Leinefelde-Worbis bildet sozial engagierte Menschen zu qualifizierten Fachkräften aus. Unser Standort bietet eine inspirierende Lernumgebung und vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten im Bereich der Pflege.

Als eigenständiger Bereich im VHS-BILDUNGSWERK bilden wir sozial engagierte Menschen zu qualifizierten Pflegefachkräften aus. Werden Sie Teil unserer Gemeinschaft und tragen Sie dazu bei, die Pflegebranche zu bereichern und zu verbessern.

Ergreife deine Chance und gestalten deine berufliche Zukunft mit uns – direkt in Leinefelde-Worbis!

Deine Aufgaben umfassen bei uns

Büroorganisation

• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Schulalltag
• Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, allgemeiner Korrespondenz und Terminkoordination von Lehrkräften, Mitarbeitenden und externen Partner:innen
• Organisation von Besprechungen, Schulungen, Prüfungen und Vorbereitung der notwendigen Unterlagen

Dokumentation

• Erstellung und Pflege von Schülerakten und Lehrplänen
• Unterstützung bei Berichten, Statistiken und Nachweisen für interne Zwecke und externe Partner

Kommunikation

• Erste:r Ansprechpartner:in für Schüler:innen, Lehrkräfte, Dozent:innen, Angehörige und Kooperationspartner
• Professionelle und freundliche Kommunikation und Unterstützung bei der Organisation von Schulveranstaltungen, Fortbildungen und Exkursionen

Finanzen & Kasse

• Führung der Kasse und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchung von Einnahmen und Ausgaben
• Erstellung von Nachweisen und Unterlagen für die Buchhaltung und externe Förderstellen
• Unterstützung bei der Projektdokumentation, z. B. durch Zuarbeit für Verwendungsnachweise

Verwaltung

• Übermittlung von Personalunterlagen (z. B. Eintritte, Austritte, Vertrags- oder Stundenänderungen) an die Niederlassung
• Erstellung von Statistiken und Auswertungen für interne Zwecke und externe Partner
• Aufgaben im Teilnehmermanagement, z. B. Anwesenheitslisten, Prüfungsdokumentation und Fördermittel-Nachweise
• Erfassen aller relevanten Meldungen zum Mitarbeiter- und Schüler:innen-Lebenszyklus (z. B. Eintritte, Austritte, Vertrags- oder Stundenänderungen)

Dein Skillset

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation oder Erfahrung als Lehrkraft im Pflegebereich
  
  
• Idealerweise Berufserfahrung im Bildungsbereich oder an einer Schule, gern auch Erfahrung in der Pflegeausbildung
  
  
• Eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  
  
• Sehr gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit digitalen Tools und Office-Anwendungen
  
  
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und ausgeprägtes Organisationsvermögen
  
  
• Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten und ein engagiertes Team zu unterstützen

Wir bieten dir

• Onboarding: Der Vertragsbeginn ist ab sofort möglich. Du erhältst eine umfassende Einarbeitung. Für diese Stelle ist eine 5-Tage-Woche in Vollzeit/ Teilzeit vorgesehen.
  
  
• Sicherheit: Über unseren Haustarifvertrag mit GEW und ver.di bieten wir Dir eine unbefristete Anstellung, branchenübliche Gehaltszahlungen nach unserem Entgelttarifvertrag sowie 30 Arbeitstage Jahresurlaub.
  
  
• Mehr vom Gehalt: Du kannst von einer betrieblichen Altersvorsorge im Rahmen eines Gruppenvertrags oder der Zahlung vermögenswirksamer Leistungen profitieren.
  
  
• Mehr Freizeit: Am 24.12. und 31.12. hast Du bei uns arbeitsfrei – ein kleines Extra für Dich.
  
  
• Personalentwicklung: Du nutzt unser umfangreiches Weiterbildungsangebot und hast viele Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung innerhalb unseres Stiftungsportfolios – darauf sind wir besonders stolz.
  
  
• Gestaltungsfreiheit: Du erhältst Freiräume für eigenverantwortliches Arbeiten und kannst aktiv an bedeutenden und spannenden Projekten mitgestalten.
  
  
• Teamorientiertes Arbeitsklima: Dich erwartet ein engagiertes Team, das Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung lebt.
  
  
• Sinnstiftende Tätigkeit: Du leistest einen wertvollen Beitrag zur beruflichen Integration und gesellschaftlichen Teilhabe unserer Teilnehmer:innen.